maalgruppeundersoegelse maalgruppedefinition maalgruppestoerrelse Inzights er eksperter i markedsanalyse

5 tips til bedre kommunikation

af | 6. juli 2020 | Kommunikation, Forandringsledelse, Projektledelse

 – omkring forandringer og IT-projekter

God og effektiv kommunikation er en nøglefaktor for ethvert projekt – ikke mindst IT-og forandringsprojekter. Så hvis du har prøvet at få en mail om mandagen med indkaldelse til træning tirsdag go-live onsdag (eller noget der minder om det), så ved du at det ikke er fordrende for en god indstilling til projektet.

Kommunikation skal fokusere på de rigtige mennesker på de rigtige tidspunkter og på de rigtige måder.

Her kommer 5 tips til at opnå dette.

1. Strukturer din indsats

Når kommunikation sker i forbindelse med et projekt, er det ikke effektivt at blot fortælle folk fakta om projektet og så håbe at medarbejderne som knap har hørt om projektet før, kan gætte sig til hvorfor dette projekt er vigtigt og hvorfor det er vigtigt lige nu.

Kommunikationen skal hjælpe medarbejderne (eller kunderne) med at forstå projektet i relation til virksomheden, men kommunikationen skal også hjælpe dem med overgangen til det nye.

Det er svært at forstå matematiske ligninger med flere ubekendte, hvis man ikke først forstår plus og minus. Derfor skal kommunikationen planlægges og struktureres så man fortæller lidt ad gangen, så man bedre kan følge det overordnede budskab.

En effektiv kommunikationsplan besvarer først spørgsmål, der er knyttet til hvorfor ændringen finder sted, og hvad det betyder for enkeltpersoner. Når medarbejderne så har taget den del til sig, kan man gå videre med kommunikation der fokuserer mere på de detaljerede beskrivelser af løsningen og de tekniske aspekter af ændringen.

Men du skal også strukturere hvem du taler til. Det kan være hensigtsmæssigt at skifte målgruppen for kommunikation i løbet af projektet. I starten er målgruppen måske senior ledere, dernæst mellemledere og så frontlinjeansatte. Uden plan og struktur kan du risikere at en gruppe får for lidt information eller på forkert tidspunkt.

2. Start tidligere

Kommunikation er mest effektiv, når den starter tidligt i projektets livscyklus. Tidlig kommunikation kan medvirke til at involvere medarbejderne. I et studie hvor man har spurgt rigtig mange forandringsledere om hvad de ville gøre anderledes i næste projekt kom på en 3. plads: Starte kommunikationen tidligere.

Ved mangel på kommunikation begynder folk at gætte og digte hvad der skal ske og det er ofte langt værre end virkeligheden og skaber rygter og modstand. Indvendingen kan lyde i stil med:

Ja, men vi ved jo ikke alle detaljerne endnu..

– og ja det er ofte sådan, mange detaljer i en projekt falder først på plads undervejs. Men du kan godt fortælle hvorfor projektet er vigtigt. Og hv

Når medarbejderne ved, at der kommer en ændring, men ikke har svar på centrale spørgsmål, har de en tendens til selv at gætte på svarene. Og svarene, de kommer med på egen hånd, er ofte forskellige fra sandheden og normalt meget værre end den sande information. Manglende kommunikation tidligt i et projekt resulterer i forkert information og rygter, som kan være ødelæggende for projektet. Denne forkerte information kan avle modstand, og det skaber store barrierer for projektgruppen til at overvinde senere i projektets livscyklus.

Selv hvis du ikke har etableret alle detaljerne til ændringen, du kan stadig fortælle om behovet for forandringen og risikoen for ikke at ændre, selvom du ikke kender den færdige løsning. Selv det at kommunikere, at du ikke har alle svarene og give medarbejderne en dato til at forvente svar er mere effektivt end at forblive tavs.

3. Gør det oftere

Det er også en af de ting forandringsledere vil gøre anderledes ved næste projektet – de vil kommunikere mere og oftere. Der er flere grunde til at kommunikere oftere – det kan være svært at huske et måske kompliceret budskab man kun har hørt en gang. Vi er forskellige og forstår ting forskelliget så kommunikationen skal gerne tilrettelægges forskelligt, så alle har mulighed for at forstå det.

Og vi det er dokumenteret at vi stoler mere på budskaber vi hører flere gange. Fænomenet kaldes i fagsproget ‘The illusion of truth effect’.

Nøglemeddelelser skal kommunikeres igen og igen – gerne på forskellige vis. Tommelfingerreglen er, at nøglebeskeder skal kommunikeres fem til syv gange for at være effektive.

Kommunikation er en proces og ikke en begivenhed. Effektiv kommunikation er ikke kun en enkelt e-mail, kickoff-møde. Kommunikation er en proces; det skal bruge flere medier til at gentage og forstærke centrale meddelelser i hele projektets livscyklus.

4. Besvar de spørgsmål, folk har

Projektet vil gerne fortælle en ting med medarbejdere har måske andre ting de gerne vil vide. Ting som man tager for givet i projektet og derfor glemmer at fortælle om.

Lyt til de spørgsmål medarbejderne har og svar på dem.

Flere af de vigtigste spørgsmål, der skal besvares i begyndelsen af ​​en forandring, inkluderer:

  • Hvorfor denne forandring?
  • Hvad er risikoen hvis vi ikke gør det?
  • Hvad opnår jeg ved forandringen?
  • Hvordan bliver jeg påvirket?
  • Hvordan bliver mit team/virksomhed påvirket?

Bemærk, at spørgsmålet “Hvad er de specifikke detaljer ved ændringen?” vises ikke på listen. Kommunikationsplaner skal først besvare spørgsmålene for hvad en medarbejder bekymrer sig om, inden de går over i de specifikke detaljer om projektet.

5. vælg den rigtige afsender af kommunikationen

Undersøgelser har vist at medarbejdere foretrækker at få nogen typer beskeder fra deres nærmeste leder og andre fra den øverste leder. De færreste ønsker beskederne fra projektlederen eller kommunikation afdelingen.  Grafen viser resultater fra en undersøgelse af Proci –( Best Practices in Change Management – 2018 )

Det viser at de overordnede budskaber om forandringen, det strategiske i hvorfor denne forandring, hvorfor nu, hvad betyder det for virksomheden, konkurrenterne, visionen mv. ønsker de fra den øverste ledelse. Men når det kommer til at svare på spørgsmål som Hvad betyder denne ændring for mig? Hvad får jeg ud af det? Hvordan vil mit team blive påvirket? Hvordan vil mit daglige arbejde blive påvirket? Så vil de høre det fra nærmeste leder.  Det kan være lidt udfordrende, for det betyder at nærmeste leder først skal være klædt på til at kunne svare på disse spørgsmål for at blive en effektiv kommunikator for projektet.

Det betyder med andre ord at det er vigtigt, hvem der kommunikerer hvad til medarbejderne.

Bedre kommunikation, bedre resultater

Her er en skabelon til en kommunikationsplan som kan hjælpe dig med at efterleve de 5 tips til bedre kommunikation.

skabelon til kommunikationsplan

Dette blogindlæg er en lettere omskrivning og oversættelse af https://blog.prosci.com/5-tips-for-better-communication-around-change