Hvorfor virksomheder ikke bør overlade projektledelsen til leverandøren alene
I en tid hvor it-projekter bliver stadigt mere komplekse og forretningskritiske, har flere virksomheder den udfordring at de ikke har (ledige) projektledere der er erfarne og kompetente til opgaven.
Hvorfor så ikke lade leverandøren gøre det når nu de tilbyder det til en (måske) billig penge? De kender jo alligevel til projektet?
I nogle tilfælde kan det godt fungere, fx med mindre fagspecifikke systemer- Plug-and-play løsninger uden behov for dyb integration med forretningsprocesser. med en relativt systemer som med mindre projekter.
Leverandører har naturligt nok, meget fokus på deres produkt og på den leverance de skal sikre. Samtidig har de også interesse i at kunden får god brug af produktet – men de har sjældent tiden eller kompetencerne til at drive den interne afklaring, processer og strategiske valg.
Flere rapport fra McKinsey, PWC mv. peger tydeligt på, at virksomheder opnår langt bedre resultater ved at have deres egen projektleder – enten intern eller en ekstern konsulent hyret specifikt til at varetage virksomhedens interesser.
Interessekonflikten er uundgåelig
Når en leverandør varetager projektledelsen alene, opstår der en indbygget interessekonflikt. Leverandøren har naturligt fokus på at levere inden for de aftalte rammer og med størst mulig fortjeneste. Dette kan stå i kontrast til kundens behov for at få maksimal værdi, fleksibilitet og bæredygtige løsninger.
“Leverandørens projektleder rapporterer til sin egen ledelse og har ultimativt deres interesser for øje. Det er ikke nødvendigvis et spørgsmål om dårlige intentioner, men om grundlæggende forretningsmæssige realiteter. Mange leverandører ønsker at deres produkter bliver en succes hos kunden – men de har ikke redskaberne eller fokus til at sikre den. De er leverandører.
Forretningsindsigt kan ikke outsources
En af de afgørende faktorer for vellykkede it-projekter er alignment med virksomhedens strategiske mål og forretningsprocesser. En intern projektleder eller en ekstern konsulent dedikeret til virksomheden vil have langt bedre forudsætninger for at sikre denne alignment.
“Selvom leverandørens projektleder kan være teknisk dygtig, vil vedkommende sjældent have den dybe indsigt i virksomhedens processer, kultur og strategiske retning, som er nødvendig for at træffe de rigtige beslutninger,” uddyber Maren Granlien, chefkonsulent hos ilik.
Vidensflugt og manglende adgang til kritisk dokumentation
En ofte overset risiko ved at overlade projektledelsen til leverandører er tab af vital viden og dokumentation. Når leverandøren styrer projekt-setup’et, anvendes typisk deres egne værktøjer til issue tracking, dokumenthåndtering og projektopfølgning.
“Vi ser gang på gang, at virksomheder efter projektafslutning står med begrænset adgang til kritisk viden om deres egne implementeringer. Når issues, beslutninger og teknisk dokumentation udelukkende eksisterer i leverandørens systemer, skaber det en farlig afhængighed,” advarer Maren Granlien, chefkonsulent ilik konsulentfirma.
Konsekvenserne kan være vidtrækkende. Ved kontraktudløb, leverandørskifte eller konflikter risikerer virksomheden at miste adgang til vital information om projektets udvikling, kendte problemer og afledte beslutninger. Dette svækker virksomhedens forhandlingsposition markant og kan i værste fald føre til, at viden om virksomhedens egne systemer i praksis monopoliseres af leverandøren.
“Med egen projektledelse kan virksomheden sikre, at kritisk viden og dokumentation forbliver i huset eller som minimum i systemer, de kontrollerer fuldt ud,” understreger Maren. Også selvom virksomheden hyrer en ekstern projektleder, så tilhører viden og dokumentation kunden, og bliver styret med kundens behov og interesser i fokus.
Bedre kontrakt- og risikostyring
Med egen projektleder står virksomheden stærkere i forbindelse med ændringer, udvidelser eller udfordringer i projektet. Det giver en mere balanceret forhandlingsposition og sikrer, at kontraktstyringen varetages med virksomhedens interesser for øje.
Effektiv risikostyring kræver, at man kan identificere og adressere potentielle udfordringer uden hensyntagen til, hvordan det påvirker leverandørrelationen. En egen projektleder kan fungere som virksomhedens vagthund og sikre, at leverandøren lever op til sine forpligtelser.
Konklusion: Egen projektleder er en investering, ikke en omkostning
Selvom det umiddelbart kan virke som en ekstra omkostning at have sin egen projektleder, viser erfaringer, at det er en investering, der betaler sig mange gange igen. Færre fejl, bedre alignment med forretningen, stærkere forhandlingsposition og mere effektiv risikostyring er blot nogle af fordelene.
For virksomheder, der mangler interne ressourcer, kan løsningen være at hyre en ekstern projektleder, der arbejder dedikeret på virksomhedens side af bordet. Det afgørende er, at projektlederen har virksomhedens interesser som sin primære prioritet.
Læs McKinsey rapport