Forestil dig en leder i en virksomhed i Grønland. Hun sidder i 7 styregrupper, har 4 strategiske projekter på sit eget bord og bliver kaldt ind som “lige en hurtig sparring” tre gange om dagen. Hun arbejder hårdt. Alligevel rykker ingenting rigtigt.
Lyder det bekendt? Hæng på.
Først lidt om hvorfor det er et problem og dernæst et bud på løsningen.
Multitasking virker ikke – heller ikke for dig
Vi har lært, at vi ikke kan multitaske; hverken kvinder eller mænd. Rigtig mange gør det alligevel, og vi ved godt, det ikke er effektivt. Det gælder på individuelt niveau og det gælder på organisationsniveau.
Forskning viser, at du bliver mindre effektiv, jo flere opgaver og projekter du arbejder på samtidig. Det skyldes primært skifteomkostningerne. Når du omstiller dig fra ét projekt til det næste, koster det mental energi. Det koster, at du skal forholde dig til et nyt sæt mennesker. Det koster tid at sætte sig ind i andre problemstillinger og blive opdateret på, hvad der er sket siden sidst.
Sophie Leroy fra University of Washington har dokumenteret det, hun kalder attention residue: en del af din opmærksomhed bliver hængende ved den forrige opgave, selv når du er gået videre til den næste. Du er der ikke helt. Weinbergs klassiske kurve viser samme pointe i tal; en medarbejder på fem samtidige projekter taber op til 75 % af sin tid til kontekstskift. 1-2 projekter ad gangen er optimalt. (se mere på(1) Wastes caused by context switching | LinkedIn som også har inspireret figurerne nederst)
Prøv bare at læse fem bøger samtidig – et kvart kapitel fra hver – og se så, hvor meget du får ud af det, og hvor lang tid det tager i forhold til at læse 1 eller 2.
Hvorfor det rammer grønlandske virksomheder hårdere
I grønlandske virksomheder og selvstyreejede organisationer er problemet endnu større. Vi har få nøglepersoner og de samme få personer sidder med i alt og er fageksperter på meget.
Tag vores leder fra før. Hun er ´med i direktionen, i styregruppen for den digitaliseringsstrategien, kommunikationsstrategien, den nye hjemmeside, kompetenceudviklingsprogrammet og fem andre. Hun er den eneste, der har overblikket på tværs. Og så er hun også den eneste, der kan tage de tunge beslutninger. Når hun er flaskehals, står alle 7 projekter stille.
Læg oveni, at projekterne ofte involverer mennesker på tværs af byer — Nuuk, Sisimiut, Ilulissat, Qaqortoq. Hvert møde kræver koordinering på tværs af tidszoner, transport og vejr. Det gør hvert eneste kontekstskift dyrere end i en virksomhed i København.
Resultatet: nøglepersoner mister op til 75 % af deres tid på bare at skifte mellem driftsopgaver og projekter — og bliver flaskehalse i de strategiske projekter, som faktisk skulle flytte virksomheden eller landet fremad.
Vores iver for at vise fremdrift på alle 7 projekter bruger samlet set meget mere tid, end hvis vi kørte 2 projekter ad gangen og blev færdige med dem, før vi tog hul på de næste to.
Løsningen: prioritér og kør med høj intensitet
Det starter med at prioritere. Ikke kun hvilke projekter, der skal gøres, men også i hvilken rækkefølge.
Argumentet er enkelt: i stedet for at køre 7 projekter, der trækker ud over flere år, så kør 2 intense projekter på 4-5 måneder. Bliv færdig. Tag så de næste 2. Samlet set når du mere på samme tid.
Det kræver, at vi kører projekterne lidt anderledes. Her har Half Double-metoden gode bud. Et par af deres tommelfingerregler:
- Du bør kun være allokeret til 2 projekter ad gangen
- En projektejer skal have minimum 2 timer om ugen til projektet
- En projektejer bør højst eje 3 projekter ad gangen
- Projektteamet skal helst sidde fysisk sammen det giver mere interaktion, hurtigere beslutninger og højere kvalitet
Hvis du kun kører et par projekter ad gangen, kan teamet faktisk være sammen om dem.
Færre projekter ad gangen, med højere intensitet, så når du mere.
Det visuelle argument
Vi hare 3 projekter:
De kan løses på forskellige måder.
Parallelt: alle tre projekter kører samtidig. Alt starter med det samme og trækker i langdrag.
Traditionelt med skift: delopgaverne flettes sammen. Nøglepersoner springer mellem projekter.
I begge udgaver kommer leverancerne sidst i forløbet. en tredje mulighed er: Sekventielt: to projekter ad gangen, høj intensitet. Prioriter. Bliv færdig med 2 projekter. Tag så de næste. skaber hurtigere værdi og du mindske skifte omkostninger.
Næste skridt
Kig på din egen projektportefølje i morgen. Stil dig spørgsmålet: Hvilke 2 projekter skal jeg færdiggøre først?
Skriv de andre på en liste. De er ikke opgivet eller lukket – de venter. Og når du er færdig med de første 2, tager du de næste.
Det frigiver enorme mængder mental kapacitet hos nøglepersonerne og det er super motiverende faktisk at blive færdig med noget.
Bedre projekter på kortere tid – Prøv Half Double projektmetoden – ilik konsulentfirma