Derfor skal du bruge Microsoft Teams

Oprindeligt postet på LinkedIn, forfattet af Urfaan Azhar 

Hvad er Microsoft Teams?
I 2013 udkom et lille program der hedder Slack, som ændrede måden folk samarbejder på. Med millioner af dagligt aktive brugere, vakte programmet interesse hos Microsoft, som overvejede at købe Slack i 2016. Bill Gates talte dem fra det, og de byggede deres egen version. Dette blev heldigvis en succes.

Måske har du hørt om Microsoft Teams, måske ikke – men jeg undrer mig over, hvorfor alle, der har det inkluderet i deres Office 365 abonnement, ikke bruger det, fordi det er ret fantastisk. Teams er Microsofts hurtigst voksende forretningsapp nogensinde, og over 500.000 organisationer bruger den (inklusive 91 af Fortune 100 og 72 af FTSE 100). Med mere end 13 millioner dagligt aktive brugere, har Teams overhalet Slack indenom. Microsoft har faktisk valgt at udfase Skype for Business til fordel for Teams. Fra den 31. juli 2021 vil Skype for Business online blive lukket ned (september 2024 hvis man har Skype for Business server 2019), men du kan allerede nu gå i gang med at bruge Teams.

Hvad Microsoft mener, at Teams er: 

Microsoft Teams er et knudepunkt for teamwork, det er en app, der hjælper dig med at samle et team og arbejde sammen ved hjælp af chat i stedet for e-mail og kanaler i stedet for bare filmapper” – Blah blah blah

Hvad Wikipedia mener, at Teams er: 

“Microsoft Teams er en samlet kommunikationsplatform, der kombinerer vedvarende chat på arbejdspladsen, videomøder, fillagring (inklusive samarbejde om filer) og applikationsintegration” – Kedeligt!

Hvad jeg siger:

Det er WhatsApp (på steroider) til erhvervslivet og vil rocke din verden!” – Tro mig, jeg er en nørd (katte-GIFs på arbejde, anyone?)

Sådan får du Teams: 

Du kan downloade det på din telefon eller pc, da det er inkluderet i alle Office 365-abonnementer undtagen ét (point til alle, der gætter hvilket abonnement i kommentarfeltet). Du kan også få en gratis version, som din IT-mand/kvinde ikke rigtigt kan lide, fordi de ikke kan kontrollere, hvad der foregår.

Sådan får du virkelig Teams: 
Hvis du venter på at de andre innoverer, kan du sommetider blive efterladt – så bed din IT-person om at lade dig og et par andre first-movers i din organisation teste det af, og vis dine kollegaer alle de seje ting, I har gjort. Denne tilgang kaldes bottom-up implementering, og det er efterhånden meget udbredt (din IT-afdeling kalder det sandsynligvis skygge-IT). Hvis du gør det godt, hjælper du med at ændre din organisation til det bedre. NB – Teams er slået til som standard, men IT kan have slået det fra.

Man kunne fristes til blot at sige ”følg med i tiden og implementér et chat / kommunikations / samarbejdsværktøj i din virksomhed, ellers tiltrækker du ingen millenials – men det gør jeg ikke. I stedet vil jeg herunder give dig 11 grunde, som kan overbevise dig om at give Teams en chance:

1. Vedvarende chat
Tilsvarende med WhatsApp og i modsætning til Skype – så er Teams først og fremmest et chatværktøj med 1 til 1 eller gruppechat, emojis og GIF’er. Færre e-mails er en god ting; nogle gange er e-mail ikke den bedste måde at kommunikere på. Det er tid til at få dit team på bølgelængde og diskutere det rigtige, med de rigtige mennesker og på det rigtige tidspunkt. Forestil dig et liv uden ‘Svar alle’ 🙂

2. Opkald
Bedre end Skype – foretag tale- og videoopkald online (eller telefonopkald med en addon og et telefonabonnement). Hvis du ville, kunne det erstatte din virksomheds telefonsystem.

3. Møder
Ligesom i Zoom kan du afholde tale- og videokonferencer med dokument-samarbejde, skærmdeling og præsentation på tavler. Du kan mødes med hold på 10 eller 10.000. Vær vært for lyd-, video- og webkonferencer med nogen inden for eller uden for din organisation, eller gå fuldt ud med livestreaming til større events.

4. Sjov
Ligesom Messenger – nævnte jeg, at Teams har emojier og GIF’er? Bare rolig kære IT-afdeling: I kan slå dem fra, hvis ikke I synes folk må have det sjovt. Opret sociale kanaler (det er hvad gruppechats kaldes) for at adskille arbejde fra at socialisere med dine kolleger. Tænk virtuelle kaffepauser.

5. Samarbejde
Bedre end Google Docs – du kan allerede dele og arbejde på filer i realtid med Office 365 Cloud Apps / OneDrive / SharePoint, men det gør tingene så meget lettere, at det hele foregår på ét sted med Teams.

6. Apps
Ligesom iOS og Android – ja apps! Der er mere end 200, og listen vokser hurtigt. For eksempel kan du linke Salesforce og se din aktivitet eller integrér dit Adobe Creative Cloud-abonnement.

7. Wiki
Ligesom et intranet – opbyg et wiki-sted og del det blandt hele organisationen eller bare dit team. Et godt sted at gemme din kombinerede viden.

8. Opgavestyring
Som en light udgave af Microsoft Project – dette er faktisk en app-integration (nævnt i punkt 6), men jeg følte, at det var nødvendigt at blive opført på egen hånd. Planner er en babyversion af MS Project og kan let integreres i Teams. Hele teamet kan se og styre opgaver for at hjælpe mere effektivt med at planlægge / styre projekter eller endda daglige opgaver.

9. Sikkerhed
Bedre end resten – det er her Teams skinner igennem sammenlignet med WhatsApp, Slack eller SMS-beskeder. Dette er grunden til, at IT-afdelingen næsten altid siger ja, når du beder om at få lov at teste Teams. De kan beskytte organisationernes data og overholde interne politikker ved at bruge alle de Microsoft-værktøjer, de allerede er bekendt med.

10. Arbejd overalt
Ligesom i 2020’erne – Ok, jeg er et par måneder foran mig selv, men i det mindste vil dette blogindlæg være godt i et årti. Hvis du vil have det bedste hold, har du brug for de bedste mennesker, og de bedste mennesker er ikke altid det samme sted som dig. Teams gør det muligt for dit team at arbejde, hvor de vil, når de vil, på en hvilken som helst enhed, de ønsker. Jeg hører at millenials kan lide dette, så velkommen til 2020’erne.

11. Det nye vindue i Office 365
Unikt – hvis du allerede har Office 365, så er det for mig en no brainer. Det nye Microsoft forsøger at være så åben som muligt for andre platforme, men Teams fungerer bestemt bedst med resten af Office 365. Teams bliver Vinduet (som teknikere vil sige “det eneste lag af glas”) i dit arbejdsmiljø. Alt hvad du har brug for, ét sted, med en brugervenlig grænseflade.
Det var min version af, hvad Microsoft Teams er for en størrelse. Jeg synes, du skal give det en chance – måske vil du kunne lide det, eller endnu bedre – måske kan du hjælpe med at sende din organisation på rette vej til bedre kommunikation, mere effektivt samarbejde og opnå bedre forretningsresultater.
Hvis du har brug for hjælp til at komme i gang med Teams, kommer vi gerne og deler vores erfaringer.
About the author