It-projekter hører ofte til under it-afdelingen eller en projektafdeling hvis man har en sådan. It-projekter kan i mange tilfælde være omgivet af meget teknisk snak, som kan være svært at følge med i for forretningens ledere. Men it-projekter i dag er mere end at skifte noget teknik ud og tiden hvor it-systemer var et enkeltstående system brugt af nogle få mennesker er forbi. It er i dag en integreret del af virksomhederne og som leder (og medarbejder) er it derfor en integreret del af arbejdsopgaven som man ikke kan og må undgå. I samme stil som at man ikke længere kan overlade tal og regnskab udelukkende til økonomichefen. Du må som leder forstå budgetterne, nøgletallene og så videre. På samme måde må du forholde dig både til it og især til it-projekterne.
Så her er 3 ting du som leder bør vide om it-projekter.*
- It-projekter er sjældent kun et it-projekt
– de påvirker også dig og dine medarbejdere
IT-projekter medfører i mange tilfælde at der skal ændres lidt (eller meget) på processer og adfærd og derfor er et it-projekt også et forandringsprojekt eller et procesprojekt. I nogle tilfælde kalder vi det bare et projekt eller mere tydeligt et forretningsprojekt – det er et projekt der vedrører hele forretningen og ikke kun it-afdelingen. Det nye kundehåndteringssystem giver en masse nye muligheder vi gerne vil gøre brug af, men kræver at vi tager stilling til hvordan vi grupperer vores kunder, at vi husker at skrive vores aftaler ind i systemet og ikke kun i kalenderen som vi plejer. Det samme gælder med opgraderingen af Office pakken til Office 365 . Det kan it vel tag sig af – om det lige ligger på en server eller er i ”skyen” og med nye ikoner – og ja der er vist noget med at det der skype for business bliver til noget teams halløj. Hvorfor skal jeg som leder blande mig i det kunne man spørge? Det skal du fordi der i Office 365 ligger en masse nye tekniske muligheder (som din virksomhed betaler i dyre domme for) som du kan gøre brug af og udvikle dit område eller hele din virksomhed – tilbyde nye services, arbejde sammen på mere effektive måder. Og det kræver at dine medarbejdere bruger mulighederne på en bestemt måde for at opnå de fordele og det er du som leder den, der kan få til at ske. IT kan installere og muliggøre – men det er dig som leder der stiller kravene og følger op.
- It-projekter har primært fokus på installation og software
– du skal Sikr dig at it systemets muligheder integreres i dine medarbejderes arbejdsrutiner
It-projekter involverer ofte en leverandør, der har solgt et produkt og nu skal hjælpe med at installere deres software. I salgs situationen er fokus på de forretningsmæssige effekter – hvad kan I få ud af at købe det system alle de muligheder det giver. Men så snart projektet skydes i gang stjæler den tekniske installation typisk opmærksomheden, men selve installationen er sekundær, det væsentligste er at du som leder holder fokus på de forretningsmæssige effekter og sikrer dig at dine medarbejdere ved hvordan kan anvende systemet i deres konkrete arbejdsopgaver og dermed forretningen får værdi for investeringen. Leverandøren kender til deres software og kan undervise i funktionerne i dette – men de ved ikke noget om jeres nuværende eller kommende arbejdsprocesser, de ved ikke hvornår noget skal kræve godkendelse, eller hvilken kategori netop denne sagstype hører til under. Som leder skal du sikre dig at forretningen selv er med til at definere og få sat op i systemet. Og dernæst kommer arbejdet med at få brugerne til at acceptere og anvende systemet på en god måde. Det kommer vi til nu.
- It-projekter slutter ikke når de slutter
– Følg op på arbejdsgangene når hverdagen melder sig igen
Altså selve installeringen er måske overstået – og it-folkene har måske gjort deres del. Men her er det så det først rigtig begynder for dig som leder og for resten af forretningen. Nu kommer vi til implementeringen, til at få indarbejdet systemet og tilpasset både system og arbejdsgange og organisering af arbejdet til hinanden. Der skal måske laves nye retningslinjer og arbejdsgangsbeskrivelser? Med erfaring fra +20 it-projekter ved jeg at det er så godt som umuligt (og nok heller ikke ønskværdigt) at forudse og tilpasse det hele under projektet. Meget af det kan først gøres når medarbejderne og forretningen er blevet lidt mere fortrolige med de nye systemer og de nye muligheder – og vi er kommet os over den første forbeholdenhed for det nye system og dets ”børnesygdomme”.
Arbejdet slutter ikke bare fordi man siger at it-projektet er sluttet og man er gået i drift. Nu begynder et implementerings- og forandringsprojekt.
- Her er fokus er på de projekter der vedrører it systemer, der bruges af flere medarbejdere. Der er selvfølgelige et stort spænd i kategorien it-projekter fra udskiftning af firewall over opgradering af windowsplatformen til nyt intranet eller nyt økonomi- og lagersystem.