Projektlederen spiller en rigtig vigtig rolle i projekter og har stor betydning for projekternes udførelse.
Men de er ikke de eneste og måske heller ikke de vigtigste. Projektledelse er ikke kun den udførende del – der er også den strategiske del, som har stor betydning for hvor godt projektlederen har mulighed for at udføre den operationelle del. Den strategiske del er ikke op til projektlederen, men noget som ledelsen skal tage sig af. Og det foregår da også i stor stil på direktionsmøderne. Hvis i gerne vil blive skarpere til strategisk projektledelse er her 3 trin at fokusere på.
3 trin til (mere) Strategisk projektledelse:
- Prioritering af projekter
- Klare mål for projekterne og projektledelsen
- Nedsæt styregrupper med strategiske kompetencer
1. Prioritering af projekter
Det er begrænset hvor mange ressourcer der er til at drive projekter. Ofte er det de samme personer der indgår i projekterne. Prioriter derfor de vigtigste projekter og sæt kun gang i dem der er ressourcer til. Tanken bag her er at hvis du ikke har mere i gang end virksomheden faktisk kan overkomme bliver i hurtigere færdig og kan sætte et nyt projekt i gang. En projektleder har svært ved at styre en projekt i mål hvis der ikke er tid og ressourcer i organisationen til at drive projektet. Derfor må ledelsen prioritere hvilke projekter der sætte i gang (og lukkes)
2. Klare mål for projekterne og projektledelsen
Ledelsen kan mange gange blive enige om at sætte et bestemt projekt i gang – men det er ikke altid de kan blive enige om hvad der er det vigtigste formål med projektet – hvad skal det helt konkrete bidrage til? Fx et nyt HR system – det synes alle er en god ide – en vil gerne have bedre data, en anden tænker det kan løse det der persondataproblem, en ønsker bedre rekruttering, en ønsker det hjælper til korrektløn og kontrakter. Og ja et HR system kan potentielt alle tingen men det er svært som projektleder at få projektet til at opnå alle formålene. Derfor må ledelsen vise tydeligt hvad der målene og de vigtigste gevinster ved netop dette projekt.
3. Nedsætte styregrupper med strategisk kompetencer og viden om styregruppe arbejde
Det er styregruppen der har hovedansvaret for projektet og skal sikre rammerne for projektlederen til lede projektet. Så nok kan en kompetent projektleder klare meget, men det er svært at løse opgaven bedre end de rammer der bliver sat for opgaven. Derfor er det vigtigt at styregruppemedlemmerne kender og kan udføre opgaverne som styregruppemedlem og tilbage til første pointe har tiden til at udføre arbejdet. Så jo bedre styregrupper ledelsen kan nedsætte jo bedre muligheder giver du projektlederen for at sikre at projektet indfri de gevinster, der var planen med projektet.
Disse opgaver er ikke nogle som projektlederen kan tage på sig. De kan hjælpe, men det er en strategisk opgave og det ligger hos ledelsen og overordnet set også hos bestyrelsen at være med til at prioritere hvilke projekter der er vigtigst for at understøtte strategien for virksomheden. På vores kursus i projektledelse er det ofte manglende prioritering og ressource udfordringer som projektlederne påpeger som udfordringer for deres job.
Hvilke projekter der skal prioriteres er styret af strategien for virksomheden – hvor skal vi hen – hvad er visionen og hvordan skal vi komme derhen. Her er udviklings og forandrings projektet ofte det der skal være med til at virksomheden når sine mål. Derfor er det nødvendigt at ledelsen er tydelig i hvilke mål de enkelte projekter skal opnå og netop for de er prioriteret til at køre nu.
For at kunne sikre prioriteringen og styringen af projekterne til at understøtte strategien og øge chancerne for succes indfrielse af målene har projektlederen brug for en styregruppe, der aktivt går ind i det strategiske arbejder der ligger i udførelsen af projekterne. Det at sidde i en styregruppe er en vigtig rolle og det kræver også specielle kompetencer. Selvom du er en rigtig god leder er du ikke nødvendigvis et rigtig godt styregruppe medlem, da det blandt andet kræver viden om projektarbejdsformen og forståelse netop din rolle i styregruppen. Hvis du vil vide mere om arbejdet i styregrupper kan jeg anbefale bogen Projektets styregruppe
